Un fabuleux site Web pour le Fabuleux Laboratoire de Wallonie Picarde

Deux sites internet avec les mêmes fondations

Le Hub Créatif de Wallonie Picarde nous a confié un double mission : construire le nouveau site Web du Wap’s Hub mais aussi celui du FabLab. Nous avons donc du réfléchir à une stratégie permettant de développer deux sites Web différents mais avec des bases communes.

Après avoir identifié les fonctionnalités de chaque site, nous avons conçu une structure WordPress ayant un thème parent pour le Fablab et un thème enfant pour le Wap’s Hub. Si vous comparez les deux sites, vous remarquerez que les headers et footers des sites sont assez proche en termes de mise en page. Pour différencier les deux sites, nous avons surtout joué avec des variations de couleurs et de formes.

D’abord poser les bases : le design system

Le Fablab étant tout nouveau, nous avons reçu comme matériel identitaire uniquement deux éléments : un logo et un flyer. C’est sur base de ces deux éléments que nous avons décliné l’identité du Fablab en créant toute une série d’éléments graphiques:

• palette de couleurs;
• style de titres et sous-titres;
• style de paragraphes et liens;
• style de boutons;
• style des éléments de formulaire;
• icônes et formes.

Vous souhaitez voir d’avantages d’éléments graphiques conçus pour ce projet ? Visitez notre galerie Behance.

Automatiser la gestion des membres et de leurs cotisations

Depuis la création du compte d’un utilisateur jusqu’à la notification d’échéance de sa cotisation, nous avons conçu l’ensemble du processus de gestion des membres du FabLab.

Le Fablab propose 3 différents types de cotisations : particulier, étudiant ou entreprise. Chaque membership peut être acquis pour une durée d’un mois ou d’un an et permet aux membres :

• d’accéder au calendrier de réservation d’utilisation des machines;
• de télécharger des tutoriels ou documents réservés aux membres;
• de profiter automatiquement de réductions lors de la réservation d’ateliers payants.

La solution que nous avons développé permet au manager du Fablab de gérer via son site internet les différents types de cotisations et leur tarifs grâce au paramétrage d’un catalogue de produits virtuels avec WooCommerce. Ce système e-commerce permet aux membres d’acheter leur cotisation en ligne en payant par carte de crédit, par virement ou sur place au FabLab. Chaque fois qu’une cotisation est achetée ou renouvelée, la durée du membership est automatiquement mise à jour. Le manager du Fablab dispose aussi d’une interface de gestions des membres où il peut :

• consulter les statistiques de vente ainsi que l’état des lieux des cotisations actives, en pause ou expirées;
• gérer l’accessibilité aux contenus restreints pour chaque type de cotisation;
• définir le pourcentage de réduction octroyer aux membres lors de la réservation d’ateliers payants;
• éditer les emails de notification de rappel d’échéance et de notification de fin d’abonnement;
• échanger des messages privés avec chaque membre.

En outre, le site gère de manière automatique l’envoi d’emails de rappel de renouvellement de paiement de la cotisation avant l’échéance ainsi que la synchronisation des coordonnées des membres avec une liste de diffusion Mailchimp.

Un système de réservation rapide et efficace !

Chaque machine peut être utilisée selon les plages horaires définies sur un calendrier. Chaque membre (en ordre de cotisation uniquement) a la possibilité de consulter les disponibilités des machines sur un calendrier et peut effectuer sa réservation en ligne. Des plages horaires spécifiques sont automatiquement accessibles aux membres de type entreprise.

Le manager du FabLab dispose d’un calendrier global regroupant toutes les machines de son organisation. Il peut valider/modifier/annuler chacune des réservations demandées par ses membres.

Le système développé effectue également une série de tâches automatisées :

• notification de nouvelles réservations au manager du FabLab;
• notification de confirmation de réservation au membre;
• rappel automatique envoyé au membre 1h avant son rendez-vous.

 

 

Gérer les inscriptions d’ateliers gratuits ou payants

Pour animer sa communauté de membres ou pour informer tous les #makers en devenir, le FabLab organise des sessions d’informations et des ateliers de formation.

Pour animer sa communauté ou pour informer tous les #makers en devenir, le FabLab organise des sessions d’informations et des ateliers de formation. Ces évènements peuvent être encodés dans le site qui publie ensuite un index automatique des évènements sur un calendrier en vue mensuelle. Chaque évènement peut directement être exporté au format Google Calendar ou iCal par les visiteurs.

Pour chaque évènement, le site du FabLab offre la possibilité au manager du site de :

• gérer les endroits fréquents auxquels les évènements ont lieu et afficher sur chaque évènements les coordonnées complètes ainsi que la localisation;
• définir les dates de début et fin d’évènements ainsi que la période pendant laquelle il est possible de s’inscrire;
• définir le nombre de places disponibles;
• définir les champs obligatoires pour les formulaires d’inscription aux évènements;
• définir si les évènements sont gratuits ou payants ainsi que le prix des différentes formules de participation;

Enfin, nous avons également mis en place une procédure qui permet au manager du site de définir un pourcentage de réduction automatique pour les membre en ordre de cotisation, de suivre les inscriptions et commandes payantes confirmées d’exporter la liste des participants.

Il parle de notre collaboration

François Bouton a dit :

Le Fablab de Wallonie picarde a ouvert ses portes en février 2017. Un projet qui était attendu par de nombreuses personnes. Architectes, entrepreneurs, artistes et étudiants ont littéralement pris d’assaut les machines dès le lancement du projet. Nous avons du faire face, dès les premiers jours, à une gestion quotidienne des nouveaux arrivants. Cette tâche, loin d’être simple, était très énergivore. Mediakod est alors intervenu dans la conception de notre site web, ils nous ont construit une solution sur mesure et ont solutionné de nombreux problèmes que nous connaissions. Aujourd’hui, nous n’avons pas qu’un site web, mais une véritable plateforme de gestion des nos utilisateurs, de gestion de réservation des machines et des ateliers que nous organisons. L’équipe de Mediakod nous a apporté beaucoup dans le lancement de notre projet.

Une écoute attentive, des solutions apportées, un design qui nous correspond. En bref, une expérience plus que positive pour notre projet. Encore merci !